Knowledge Management, Apa sih?

Knowledge Management adalah satu bentuk pengelolaan ide, kreasi, pengetahuan, dan pengalaman yang sangat menyenangkan. Pengelolaan ini terdiri atas beberapa proses, yaitu creating (membuat), sharing (menyebarkan), using (menggunakan)dan manage (mengelola) pengetahuan/informasi yang ada dalam sebuah organisasi. KM (knowledge management) menjadi penting karena organisasi dibangun atas beberapa multidisiplin. Bila pengetahuan dan informasi tidak dikelola dengan baik, maka mencapai tujuan bersama menggunakan sudut pandang masing-masing orang tentu akan sangat sulit. Bahkan mustahil.

Knowledge mencakup sesuatu yang sangat luas dalam organisasi. Bisa jadi ia merupakan hal yang sangat sederhana. Sesederhana dua orang pengantar barang yang memiliki rute masing-masing untuk mengantar. Pengetahuan rute satu orang dengan lainnya masuk dalam kategori knowledge.

Contoh lain dari knowledge. Ada seorang yang bertugas merawat mesin generator dalam sebuah perusahaan pembangkit listrik. Dia bekerja dan merawat generator sudah dua puluh tahun lamanya. Suatu saat generator mengeluarkan semacam bunyi mendesis yang aneh. Kondisi seperti itu tidak tertulis pada buku panduan ataupun buku perawatan generator. Bahkan vendor tidak pernah menjelaskan kondisi tersebut dalam pelatihan-pelatihan pengembangannya. Namun petugas tadi langsung tahu, ada kesalahan pada bagian apa dari generator. Dia punya pengetahuan yang tidak tertulis, dari pengalaman kerjanya selama 20 tahun.

Dalam organisasi, orang yang memiliki pengetahuan tentu lebih cakap dalam berkegiatan dibanding orang yang tidak mengetahui apa-apa. Namun, tidak mungkin ada seorang yang mengetahui segala hal yang ada pada organisasi tersebut. Pertanyaannya sekarang, bagaimana supaya orang yang memiliki pengetahuan mau berbagi (sharing) dengan anggota organisasi lainnya?

Hal yang paling penting dari knowledge management adalah knowledge sharing. Saling berbagi antar orang dalam organisasi dapat menjadi salah satu kunci bagi keberhasilan organisasi tersebut. Ini disebabkan karena pada dasarnya manusia ‘pelit’ ketika memiliki sebuah pengetahuan. Bila seorang menceritakan/memberikan pengetahuannya, maka dia tidak lagi menjadi satu-satunya orang yang memiliki pengetahuan tersebut. Namun kini, pengetahuan dari dan untuk semua anggota organisasi menjadi penting.

Siklus Dasar Knowledge Management

Capturing adalah proses mengumpulkan pengetahuan. Organizing adalah bagaimana pengetahuan yang dikumpulkan dapat disimpan dan dikelola dengan baik. Refining merupakan proses ‘penyaringan’ intisari atau konten utama dari pengetahuan yang dikelola. Kemudian proses transfer adalah menyalurkan pengetahuan pada pihak-pihak dalam organisasi yang memerlukan.

Ada dua tipe pengetahuan: eksplisit dan tacit. Pengetahuan eksplisit maksudnya adalah pengetahuan yang sudah direpresentasikan melalui media. Sehingga memiliki bentuk yang konkrit. Misalnya tulisan dalam buku, rekaman audio, gambar dan animasi melalui video, dan lainnya. Sedangkan tacit adalah pengetahuan yang masih di benak manusia, belum direpresentasikan melalui media.

Secara teoritis (Damrau, Herman), pengetahuan eksplisit di seluruh dunia ini hanya sebesar 20%. Sisa pengetahuan masih belum memiliki bentuk (tacit). Bukannya tidak mau, namun kadang ada banyak hal yang tidak bisa dijelaskan oleh kata-kata, bukan?

Maka penting sekali dalam sebuah organisasi untuk mengetahui isi hati dan pikiran sesama anggota. Supaya kerjasama yang dapat dibangun dengan baik, dan tanpa menemui banyak kendala.

Ada sebuah model sharing knowledge yang bisa disingkat SECI: Socialization, externalitation, combination, internalization. Model ini menunjukkan skema saharing knowledge berdasarkan tipe sumber dan tipe penerima pengetahuan. Perhatikan skema penjelasan sederhana ini berikut ini.

Socialization -> tacit to tacit

Externalization -> tacit to explicit

Combination -> Explicit to explicit

Internalization -> Explicit to tacit

Future Knowledge Management

Dulu, ada mesin buatan IBM yang dapat mengalahkan pecatur dunia. Namanya Deep Blue. ‘Dia’ mengalahkan Garry Kasparov dalam laga permainan catur. Meskipun tidak semua laga permainan dimenangkan oleh komputer tersebut.

Apakah yang dilakukan Deep Blue? Secara sederhana, Deep Blue mengumpulkan pengetahuan, mengelolanya, menghasilkan aksi, kemudian mengevaluasi performa dan keputusan yang diambilnya. Deep Blue bahkan dapat menganailis 200 juta langkah dalam satu detik (Kompas, 2018).

Pada masa mendatang, otomasi dari knowledge management akan menjadi hal yang biasa dalam keseharian kita. Sudah siapkah kita?

Referensi

Damrau, J., Herman, L. (2014). BPM & KM: They Converge Quite Nicely. Retrieved from: http://summit.stc.org/responsive/summit2014.htm#!Documents/bpmkmtheyconvergequitenicely.htm

https://internasional.kompas.com/read/2018/02/10/07370901/hari-ini-dalam-sejarah-laga-catur-garry-kasparov-melawan-deep-blue?page=all